Møder er kommet for at blive, men den almene mening er, at de godt kan trænge til et eftersyn. Alt for mange oplever at møderne ikke er produktive nok, de stjæler tid fra os.

Måske kan et fokus på vores adfærd bidrage til at stramme op på møderne og gøre dem mere spiselige for deltagerne?

Fokus på formålet

Skal I mødes for at udvikle nye idéer eller diskutere en ny strategi? Er det et krisemøde, eller skal I diskutere de sidste detaljer i en kontrakt? 

Den svære kalendergymnastik kan være årsag til, at man sikrer sig nogle mødedatoer langt ud i fremtiden, i stedet for at indkalde til et møde som reaktion på et konkret behov. Resultatet er, at man får indkaldt mødedeltagere primært fordi de repræsenterer en funktion og mindre på grund af deres egentlige mulighed for at bidrage til det specifikke formål.

Hvis man i stedet tager afsæt i sine kollegers teamroller fremfor funktionsroller, vil man i forbindelse med mødeindkaldelsen kunne kvalificere behovet for deltagere, så det matcher den aktuelle problemstilling eller situation. Der vil selvfølgelig på denne baggrund blive indkaldt til møderne med kortere tidsfrist, men til gengæld med en mere operationel agenda og form.

Er der brug for at afprøve nye idéer og løsningsforslag? Sørg for at invitere relevante medarbejdere med Idémand og Kontaktskaber evner. Vent med at involvere Analysator-rollen i forløbet indtil den kreative proces er afsluttet og idéerne er klar til at blive vendt og vejet.

I får brug for gode Organisator og Afslutter kompetencer, hvis I skal formulere den endelige aktivitetsplan og få styr på detaljerne. Pas på med at involvere en Idémand i denne sene fase, da de jo risikerer at foreslå en helt ny vej og starte forfra igen.

Pas på størrelsen

Det er ikke en fordel at være mange, især hvis mødet har en operationel karakter. Man risikerer at miste kontakten og deltagernes opmærksomhed. Rastløse deltagere såsom en Opstarter eller Idémand vil sætte deres egen dagsorden og enten forsøge at overtage processen eller forsvinde i sin egen tankeverden, hvis de ikke føler sig set og inddraget. De mere sociale roller, herunder Kontraktskaber og Formidler risikerer at fortabe sig i en dialog om emner, der ligger langt fra dagens agenda.

Eftersom hver medarbejder typisk kan bidrage med flere teamroller kan man klare sig med ”mindre” møder. Det handler om at være opmærksom på, hvordan de enkelte medarbejdere kompletterer hinanden, så man kan holde antallet deltagere nede på et operationelt niveau.

Skiftende roller

Hvor formelt er mødet? Skal vi holde på formerne, og titlerne? Eller skal vi fordele opgaverne på mødet ud fra hvem, der egner sig bedst til en given opgave?

For eksempel forudsætter god mødeledelse at man er moden og selvsikker samt i stand til at involvere deltagerne, styre hen mod en fælles beslutning og bevare overblikket uden at fortabe sig i detaljer. Egenskaber, der knytter sig til Koordinator-rollen. Imidlertid er det ikke sikkert at den formelle leder besidder disse kompetencer.

Kendskabet til deltagernes teamroller kan bidrage til, at man ser stort på hierarkiet og i stedet prioriterer det konkrete behov for mødets gennemførelse. Ingen grund til at hænge sig i traditionerne, hvis der er en bedre løsning.

Teamrollerne – et fælles sprog

At forstå og identificere hinandens teamroller er ikke en universal løsning. Men, at italesætte hinandens adfærd ved hjælp af Belbins teamroller bidrager med en ramme og struktur, som hjælper os både med at anerkende hinandens styrker og løse problemer, uden at det opleves som personlig kritik. Når man har taget sproget til sig kan man fx opleve at en entusiastisk Kontaktskaber siger ” kan vi holde AN udenfor lidt endnu, jeg skal lige ha fat i mit netværk først”, eller en utålmodig Opstarter, som siger ”Jeg tror vi har nok AF for i dag. Nu skal vi videre”. Denne indsigt og forståelse kan bidrage til at fastholde fokus og sikre mødets fremdrift.

Det er selvfølgelig en forudsætning for ovenstående, at man har kendskab til hinandens teamroller. Derfor har mange virksomheder valgt at kortlægge medarbejdernes teamroller og præsenterer dem på et overordnet niveau fx på virksomhedens Intranet.

Her er et par tips til, hvilke overvejelser man kan gøre sig om deltagerne, når man skal indkalde til et møde.

Idémand:

Kan bidrage med idéudvikling, brainstorming og/eller tænketanke, hvor man skal finde løsning på eksisterende problemer.

Kontaktskaber:

Kan bidrage med impulser, trends og erfaringer fra omverdenen. Er også i stand til at se muligheder og bygge videre på idéer og tanker andre fremlægger. Har en evne til at overbevise og begejstre.

Koordinator:

Er moden og tillidsvækkende. Oplagt til at varetage rollen som mødeleder, involvere deltagerne, fremme beslutninger og delegere opgaver og ansvar.

Opstarter:

Meget resultatorienterede og utålmodige. Bidrager med masser af energi, hvis mødets emne ligger inden for deres interesseområde. Markante standpunkter og konkrete forslag til handling. Behov for korte og beslutningsorienterede møder.

Analysator:

Den dygtige Analysator er kendt for sin gode dømmekraft. Har en objektiv og nøgtern tilgang til et givet emne på dagsorden. Har brug for faktuelle begrundelser og tid til at overveje ting. Kan bidrage kvalificerende til debatter.

Teamworker (Formidler):

Bidrager med en positiv tilgang både til mødedeltagerne og mødets formål.
Sørger gerne for at rammerne er OK. Har et øje for andre behov. Bidrager med en relationel/social vinkel på problemstillinger.

Organisator:

Spiller en nøglerolle i de tilfælde, hvor der er behov for at omsætte idéer til praktiske handlinger. Har fokus på struktur og opgaver. Kan bidrage med mange erfaringsbaserede vinkler. Har behov for en god forklaring, hvis der lægges op til hurtige, store forandringer.

Afslutter:

Er meget procedure og kvalitetsbevidst. Har behov for at afstemme forventninger for at kunne prioritere sin indsats. Holder sig inden for rammerne. Har fokus på detaljer og form. Bidrager inden for overholdelse af formalia, herunder mødereferat og opfølgning på regler.

Specialist:

Bidrager med specialviden inden for sit ekspertområde. Bør inddrages når der er behov for at gå i dybden eller, hvis der er konkrete løsningsforslag, der skal evalueres ud fra en teknisk/faglig vinkel.

Ovenstående er til inspiration. Der er mange flere måder Belbin kan bidrage til at højne mødeeffektiviteten og udbyttet af møder. 

Send os gerne en mail med dine erfaringer.