01
Beskriv samarbejdet gennem konkrete situationer
Begreber som tillid, kommunikation og samarbejde er nyttige, men de er for brede til at designe en workshop efter. Det er mere præcist at spørge: Hvornår mister vi tid? Hvor bliver beslutninger uklare? Hvilke overleveringer skaber ekstraarbejde? Hvornår bliver faglig uenighed personlig?
Når problemet beskrives som hændelser og mønstre, bliver det også muligt at se, om årsagen primært er struktur, adfærd eller begge dele. Et team kan eksempelvis have meget gode relationer og stadig fungere dårligt, fordi ingen ved, hvem der har mandat til at afslutte en diskussion.
02
Find den friktion, der koster tid eller kvalitet
Ikke al friktion skal fjernes. Kritisk modspil, forskellige faglige standarder og uenighed om risiko kan forbedre kvaliteten. Opgaven er at skelne den produktive spænding fra den friktion, der skaber ventetid, dobbeltarbejde eller defensiv adfærd.
En workshop kan tage udgangspunkt i tre konkrete forløb fra de seneste uger og kortlægge, hvor samarbejdet fungerede, og hvor det gik i stå. Det giver et langt bedre grundlag end en generel temperaturmåling af, om folk synes samarbejdet er 'godt'.
03
Forskelle bliver først værdifulde, når de kobles til opgaven
Nogle mennesker presser naturligt mod beslutning, andre mod analyse, relationer, idéudvikling, implementering eller kvalitet. Det kan give komplementaritet, men også irritationspunkter. En analyse af arbejdsadfærd kan hjælpe teamet med at se, om bestemte bidrag fylder for meget, mangler eller kommer ind på det forkerte tidspunkt.
Pointen er ikke at forklare enhver konflikt med personforskelle. Ofte ligger problemet i arbejdsdesignet. Men når teamet både kan se strukturen og de adfærdsmæssige mønstre, bliver det lettere at ændre noget uden at placere skyld.
04
Brug workshoptiden på den virkelige proces
Hvis teamet eksempelvis har problemer med beslutningsmøder, så arbejd med et rigtigt beslutningspunkt. Hvis overleveringer er problemet, så kortlæg en konkret aflevering fra start til slut. Hvis samarbejdet mellem to fagligheder er svært, så brug en opgave, hvor begge er afhængige af hinanden.
Det gør workshoppen mere krævende at facilitere, men også langt mere værdifuld. Deltagerne opdager mønstrene, mens de arbejder, og kan teste nye aftaler med det samme.
05
Aftalerne skal kunne genkendes i hverdagen
'Vi kommunikerer bedre' kan alle nikke til og ingen følge op på. 'Alle beslutninger afsluttes med ejer, deadline og hvem der skal orienteres' kan ses. Det samme kan en fast regel om, at kritisk modspil skal ind før beslutningen, eller at en bestemt overlevering altid afsluttes med modtagerens opsummering.
Jo mere konkret outputtet er, desto lettere er det at følge op efter fire eller seks uger. Det er dér, man kan se, om workshoppen ændrede samarbejdet eller blot producerede en god dag.