Projektteamet gjorde samarbejdet til en del af selve projektstyringen

Når et projekt overskrider budget og deadline, rammer det marked, omkostninger og kunder. Det rammer også projektmedarbejderne gennem lange arbejdsdage, hård belastning og risiko for stress. Derfor er det utilstrækkeligt kun at følge tid og aktiviteter, hvis de mønstre, der skaber afvigelserne, ligger i beslutninger og samarbejde.

Casens centrale pointe er at skelne mellem årsag og symptom. En forsinket milepæl er et symptom. Årsagen kan være uklart ejerskab, manglende udfordring af antagelser, svag koordinering eller utilstrækkeligt fokus på afslutning og kvalitet.

Projektmedlemmernes styrker og svagheder blev gjort synlige, så projektlederen kunne fordele ansvar og følge op med større præcision. Det gav et fælles grundlag for at drøfte, hvorfor en fase gik i stå, uden straks at gøre problemet til manglende vilje eller kompetence.

Det vigtige er den løbende anvendelse. Hvis indsigt kun bruges på kick-off-dagen, forsvinder den netop i de perioder, hvor pres, ændringer og uenighed gør samarbejdet vanskeligst. Her skal projektlederen kunne justere mødeform, ansvar og involvering i takt med projektets fase.

Projektet var estimeret til 4.000 timer og blev ifølge kildematerialet leveret på 2.950 timer. Det er en markant forskel på 1.050 timer. Casen dokumenterer ikke et kontrolleret sammenligningsgrundlag, og hele forskellen kan derfor ikke isoleres som effekten af ét værktøj.

Tallet er stadig relevant, fordi indsatsen var koblet til den parameter, projektorganisationen faktisk skulle lykkes med. Teamudviklingens værdi blev ikke kun beskrevet som bedre stemning, men som en del af en arbejdsform, der understøttede effektiv levering.

Projektledelse bør omfatte både den tekniske plan og den adfærd, der skal få planen til at fungere. Ved hver større faseovergang kan teamet undersøge, hvilke bidrag der nu er mest kritiske, hvilke risici gruppen overser, og hvem der har mandat til at skabe bevægelse.

Det skaber også et bedre grundlag for retrospektiv læring. I stedet for kun at registrere, at en aktivitet blev forsinket, kan teamet identificere den beslutning, overlevering eller mangel på modspil, som gjorde forsinkelsen sandsynlig.