01
Afklar hvad referencen skal kvalificere
Begynd ikke med en lang standardliste. Vælg tre til fem forhold, som har særlig betydning for den konkrete stilling, eller som interview og case har givet grund til at undersøge nærmere.
Det kan være kandidatens måde at skabe fremdrift, koordinere interessenter, vurdere risici, samarbejde under pres eller følge op på kvalitet. Hvert tema skal kunne forbindes med en faktisk arbejdssituation.
- Hvilket jobkrav undersøger vi?
- Hvilken hypotese har interviewet givet os?
- Hvad vil et konkret svar hjælpe os med at vurdere?
02
Sæt en tydelig ramme for samtalen
Fortæl kort hvilken stilling kandidaten er i proces til, hvilken relation referencepersonen har haft til kandidaten, og at du primært er interesseret i konkrete observationer fra deres fælles arbejde.
Bed referencepersonen skelne mellem det, vedkommende selv har set, og det der bygger på andres fortællinger. Det gør svarene lettere at forstå og vægte.
- Hvornår arbejdede I sammen – og hvor tæt?
- Hvilke opgaver og situationer har du selv set kandidaten i?
- Er der områder, du ikke har et tilstrækkeligt grundlag for at vurdere?
03
Spørg til situation, handling og virkning
Generelle spørgsmål giver ofte generelle svar. Spørg derfor efter en situation, kandidatens konkrete handling og den virkning, handlingen havde på opgaven eller andre mennesker.
Hvis svaret er, at kandidaten er vellidt, grundig eller god til teamwork, så følg venligt op: Hvad gjorde personen helt konkret? Hvornår så du det? Hvilken forskel gjorde det?
- Fortæl om en situation, hvor kandidaten skabte fremdrift i en vanskelig opgave.
- Hvordan handlede kandidaten, da kolleger var uenige om retningen?
- Hvad gjorde kandidaten for at sikre kvalitet eller afslutning?
- Hvornår havde kandidaten særligt brug for støtte fra andre?
04
Undersøg både styrken og dens mulige bagside
En styrke bliver mere anvendelig, når referencepersonen også kan beskrive de situationer, hvor den kræver opmærksomhed. En person, der skaber høj fremdrift, kan eksempelvis have brug for at invitere flere perspektiver ind; en grundig kvalitetsorientering kan i visse situationer sænke tempoet.
Formulér spørgsmålene neutralt. Formålet er ikke at få referencepersonen til at levere en skjult advarsel, men at forstå betingelserne for, at kandidaten lykkes bedst.
- Hvornår var denne styrke særligt værdifuld?
- I hvilke situationer kunne den samme tilgang blive for meget eller for lidt?
- Hvad gjorde en leder eller kollega for at få det bedste frem i kandidaten?
05
Brug en adfærdsramme uden at lægge ordene i munden på referencen
Hvis Belbin indgår i processen, kan jobbets adfærdsmæssige krav og kandidatens Teamrollemønster hjælpe dig med at vælge relevante temaer. Referencepersonen behøver ikke kende Belbin eller vurdere kandidaten i Teamroller.
Spørg i almindeligt arbejdssprog og oversæt først bagefter observationerne til de hypoteser, I arbejder med. Det beskytter samtalen mod ledende spørgsmål og giver plads til uventede nuancer.
På Belbin.dk kan du læse den faglige forklaring af forskellen mellem kvalifikationer og adfærdsmæssig egnethed og se, hvordan Job- og Job Comparison-rapporterne kan bruges til at kvalificere spørgsmålene.
06
Sammenhold – lad være med at tælle stemmer
En reference er ét situeret perspektiv. Forskelle mellem kandidatens fortælling, interview, case og referencer er ikke i sig selv et problem; de viser, hvad der skal undersøges og forstås i sin kontekst.
Se efter mønstre på tværs af kilderne og vær tydelig om, hvad der er observation, fortolkning og jeres egen vurdering. Det giver et mere gennemsigtigt beslutningsgrundlag end en samlet mavefornemmelse.
- Hvad bekræfter vores eksisterende billede?
- Hvad nuancerer eller udfordrer det?
- Kan forskellen forklares af rolle, relation, tidspunkt eller arbejdsmiljø?
- Hvilket spørgsmål mangler vi stadig svar på?
07
Tag den relevante indsigt med i onboarding
Referencetjekket kan også give brugbar viden om ledelse og opstart. Spørg, hvilke rammer kandidaten trivedes under, hvordan feedback fungerede bedst, og hvilke relationer eller opgavetyper der hjalp personen med at skabe værdi tidligt.
Del kun relevant og passende information. Omsæt indsigten til konkrete forventninger, støtte og opfølgningspunkter sammen med den nye medarbejder.
- Hvad bør lederen gøre tydeligt fra begyndelsen?
- Hvilke opgaver kan bringe kandidatens stærke bidrag tidligt i spil?
- Hvad skal følges op efter 30 eller 60 dage?
08
Notatskabelon til hvert tema
Brug den samme korte struktur for hvert af de tre til fem temaer. Det gør det lettere at sammenholde referencerne med de øvrige input uden at reducere samtalen til en score.
- Jobkrav eller hypotese
- Referencepersonens relation og observationsgrundlag
- Konkret situation
- Kandidatens handling
- Virkning på opgave eller samarbejde
- Mulig betydning for den nye rolle
- Spørgsmål til videre afklaring eller onboarding